Privatlivspolitik for medarbejdere

Sådan behandler vi personoplysninger om dig, når du er ansat hos TrailBlaze som studentermedhjælper eller arbejder internt hos os.

Gælder for dig, der er ansat hos TrailBlaze. Søger du hos os, gælder vores privatlivspolitik for kandidater og hjemmesiden.

Version 1 · Senest opdateret 21-10-2026

1. Om Medarbejderpolitikken

1.1 Denne privatlivspolitik ("Medarbejderpolitikken") beskriver, hvordan The Trailblaze Company ApS ("TrailBlaze") behandler personoplysninger om sine medarbejdere. Den gælder for studentermedhjælpere, der er udsendt til virksomheder, og for medarbejdere, der arbejder internt i TrailBlaze. Den gælder også, efter din ansættelse er ophørt, så længe vi har oplysninger om dig.

1.2 Før du får tilbudt et job, gælder vores privatlivspolitik for kandidater og hjemmesiden på trailblaze.dk/privatlivspolitik. Medarbejderpolitikken gælder fra det tidspunkt, hvor vi tilbyder dig et job og kontrollerer dit id, dit studiebevis, en eventuel opholds- eller arbejdstilladelse og eventuelt din straffeattest. Bliver du ikke ansat efter kontrollen, sletter vi notaterne senest 6 måneder efter. Bliver du ansat, flytter vi de oplysninger, der er nødvendige for ansættelsen, til din personalesag.

1.3 "Virksomheden" er den virksomhed, du er udsendt til. "Ansættelseskontrakten" er din ansættelseskontrakt, og "Udsendelsesbekræftelsen" er det dokument, du får før en udsendelse. "Personalehåndbogen" er TrailBlazes personalehåndbog. Afsnittene om Virksomheden, studiebevis og udsendelse gælder kun for studentermedhjælpere.

1.4 "Databeskyttelsesforordningen" er EU's generelle forordning om databeskyttelse (GDPR), og "databeskyttelsesloven" er den danske lov, der supplerer den.

2. Dataansvarlig og kontakt

3. Oplysninger, formål og retsgrundlag

3.1 Vi behandler disse oplysninger om dig. Henvisninger til "art." er til databeskyttelsesforordningen.

Oplysninger	Formål	Retsgrundlag
Kontaktoplysninger: navn, adresse, privat e-mail og telefonnummer	Administrere din ansættelse og kontakte dig	Art. 6, stk. 1, litra b (Ansættelseskontrakten)
Ansættelse og udsendelse: Ansættelseskontrakten, stilling, start- og slutdato, uddannelse og forventet afslutning, Udsendelsesbekræftelser og oplysninger om udsendelsen, fx Virksomheden, leder, arbejdssted, opgaveområde og adgange	Indgå og opfylde Ansættelseskontrakten, give dig oplysninger efter ansættelsesbevisloven og vikarloven og planlægge udsendelsen med Virksomheden	Art. 6, stk. 1, litra b og c
Ansøgning, CV og kandidatpræsentation	Dokumentere grundlaget for din ansættelse og udsendelse	Art. 6, stk. 1, litra b og f
CPR-nummer	Indberette løn, skat, ATP, feriegodtgørelse og arbejdsskader og identificere dig over for myndigheder	Art. 6, stk. 1, litra c, og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1
Bankkonto	Udbetale løn	Art. 6, stk. 1, litra b
Løn og timer: timeløn, timeark, godkendte timer, skattekort, lønsedler, feriegodtgørelse og ATP	Beregne og udbetale løn, opfylde skatte-, ferie-, ATP- og bogføringsreglerne og fakturere Virksomheden for de arbejdede timer	Art. 6, stk. 1, litra b og c. Fakturering: art. 6, stk. 1, litra f
Gaver og andre goder fra Virksomheden	Indberette skattepligtige goder (Personalehåndbogens pkt. 11.1)	Art. 6, stk. 1, litra c
Fravær og sygdom: hvornår og hvor længe du er fraværende, og om det er sygdom, ferie, barsel eller andet fravær. Lægeerklæringer og mulighedserklæringer, hvis vi beder om dem. Ikke din diagnose	Betale løn under sygdom, søge refusion, holde sygefraværssamtaler og planlægge arbejdet med Virksomheden	Art. 6, stk. 1, litra b og c. Helbredsoplysninger: art. 9, stk. 2, litra b, og databeskyttelseslovens § 12, stk. 1
Arbejdsskader: hvad der skete, og dit fravær	Anmelde og behandle arbejdsskader	Art. 6, stk. 1, litra c. Helbredsoplysninger: art. 9, stk. 2, litra b, og databeskyttelseslovens § 12, stk. 1
Id: kun et notat om, at vi har kontrolleret din identitet	Sikre, at vi ansætter og aflønner den rigtige person	Art. 6, stk. 1, litra b og f
Studiebevis: kun et notat om, at vi har set det, med uddannelse og forventet afslutning	Kontrollere, at du opfylder betingelsen for ansættelsen som studentermedhjælper	Art. 6, stk. 1, litra b og f
Opholds- og arbejdstilladelse: kopi af tilladelsen og en eventuel timegrænse	Kontrollere, at du må arbejde i Danmark, og overholde timegrænsen	Art. 6, stk. 1, litra c (udlændingeloven)
Andet arbejde: at du har andet arbejde, og hvor mange timer, hvis du har en grænse for dine arbejdstimer	Overholde grænsen og undgå interessekonflikter (Personalehåndbogens pkt. 11.2)	Art. 6, stk. 1, litra c (grænsen) og f
Straffeattest: kun et notat om, at vi har set den. Oplysninger om en sigtelse eller dom, som du selv giver os efter Personalehåndbogens pkt. 6.2	Vurdere, om du kan udføre en opgave, der begrunder det, fx økonomi og betalinger, HR, arbejde for et advokatfirma eller adgang til følsomme oplysninger	Art. 6, stk. 1, litra f, art. 10 og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, fordi vores interesse i at kunne udsende dig til opgaven klart overstiger hensynet til dig. Vi ser kun attesten, når Udsendelsesbekræftelsen nævner en konkret grund
Notater om samarbejde og adfærd, som Virksomheden har givet os (se afsnit 9)	Følge op på samarbejdet og håndtere personaleforhold, herunder sager om krænkende adfærd	Art. 6, stk. 1, litra b og f. Ved følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold også databeskyttelseslovens §§ 12 og 8
Onboarding-bekræftelser: at du har modtaget Personalehåndbogen, Medarbejderpolitikken og anden introduktion	Dokumentere, at du har fået de nødvendige oplysninger og instrukser	Art. 6, stk. 1, litra c og f
Optagelse af jobsamtalen	Blev lavet under rekrutteringen med dit samtykke for at skrive kandidatpræsentationen. Slettes, når præsentationen er færdig, og senest 30 dage efter samtalen	Art. 6, stk. 1, litra a (dit samtykke under rekrutteringen)
Billeder og udtalelser	Bruges fx på hjemmesiden eller sociale medier	Art. 6, stk. 1, litra a (samtykke)

3.2 Vi bruger ikke samtykke som grundlag for at behandle oplysninger om din ansættelse, fordi du som ansat ikke frit kan sige nej. Efter ansættelsen bruger vi kun samtykke til billeder og udtalelser. Det er frivilligt, om du giver det, og det har ingen betydning for din ansættelse. Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage.

3.3 Når vi bygger på art. 6, stk. 1, litra f, er vores legitime interesse at administrere din ansættelse og udsendelse korrekt. Det omfatter også at fakturere Virksomheden og håndtere samarbejdet med den.

3.4 Fortæller du os selv om helbredsforhold, fordi du ønsker hensyn i arbejdet, behandler vi kun det nødvendige efter databeskyttelseslovens § 12. Vi deler det kun med Virksomheden, hvis du ønsker det.

4. Hvor oplysningerne kommer fra

4.1 De fleste oplysninger får vi fra dig. Vi får også oplysninger fra Virksomheden, fx godkendelse af dine timer, oplysninger om fravær og oplysninger om samarbejdet. Dit skattekort får vi fra Skattestyrelsen. Ved sygdom, barsel og arbejdsskader kan vi få oplysninger fra myndigheder og forsikringsselskaber.

5. Hvem vi deler oplysningerne med

Virksomheden

5.1 Er du udsendt, deler vi disse oplysninger med Virksomheden:

dit navn og dine kontaktoplysninger,
din uddannelse og forventede afslutning, og om du stopper på uddannelsen,
dine kvalifikationer og kandidatpræsentationen,
dine timer, som Virksomheden godkender og bliver faktureret for,
at du er fraværende, og hvor længe, men ikke din diagnose,
en eventuel grænse for dine arbejdstimer, men ikke grunden til den,
at TrailBlaze har set din straffeattest, hvis opgaven begrunder det, og om du har underskrevet en fortrolighedserklæring,
oplysninger i en sag om krænkende adfærd, i det omfang det er nødvendigt for at behandle sagen (Personalehåndbogens afsnit 12).

5.2 Under rekrutteringen fik Virksomheden din ansøgning og kandidatpræsentationen med dit samtykke. Når du er ansat, deler vi oplysningerne, fordi det er nødvendigt for din ansættelse og udsendelse (art. 6, stk. 1, litra b og f). Den løbende deling bygger altså ikke på samtykke.

5.3 Vi deler ikke dit CPR-nummer, din bankkonto, dine skatteoplysninger, din straffeattest eller kopien af din tilladelse med Virksomheden.

Andre modtagere

Modtager	Rolle	Oplysninger og formål
Shine (Shine Salary ApS)	Databehandler	Lønsystem. Kontakt- og lønoplysninger, CPR-nummer, bankkonto, skattekort og fravær til beregning og udbetaling af løn
Dinero	Databehandler	Faktureringssystem. Dit navn og dine timer, når vi fakturerer Virksomheden
Google (Google Workspace Business, inkl. Gemini)	Databehandler	E-mail, dokumenter, timeark og personalesag. Optagelser af jobsamtaler, indtil de slettes. AI-værktøjet Gemini (se afsnit 8)
Google Cloud	Databehandler	En kopi af lydoptagelsen af jobsamtalen, så Gemini kan skrive et udkast til kandidatpræsentationen. Gemini kører i EU. Kopien slettes sammen med optagelsen
Anthropic (Claude Team)	Databehandler	AI-værktøjet Claude til interne formål (se afsnit 8)
Tally	Databehandler	Formularer, fx ansøgninger og onboarding-bekræftelser
Pipedrive (Pipedrive OÜ)	Databehandler	CRM-system til kontakter hos virksomhederne. Om dig står kun dit navn, fx ved en udsendelse
Skattestyrelsen (eIndkomst), ATP, FerieKonto og Udbetaling Danmark	Myndigheder	Indberetning af løn, skat, ATP, feriegodtgørelse og barsel efter lovgivningen. Andre myndigheder, når loven kræver det, fx kommunen ved refusion af sygedagpenge
Forsikringsselskaber og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring	Selvstændigt dataansvarlige	Oplysninger om en skade og dit fravær, når en skade skal anmeldes og behandles
Revisor og advokat	Rådgivere med tavshedspligt	De oplysninger, der er nødvendige for revision, rådgivning og retskrav

5.4 Vi har databehandleraftaler med alle vores databehandlere, og de må kun behandle oplysningerne efter vores instruks. I TrailBlaze har kun de personer adgang, der har brug for oplysningerne i deres arbejde. Kun de personer, der står for lønnen, har adgang til lønsystemet.

6. Virksomhedens egen rolle

6.1 Virksomheden er selvstændigt dataansvarlig for de oplysninger om dig, som den modtager fra TrailBlaze. Virksomheden er også dataansvarlig for de oplysninger, der opstår, når du arbejder i Virksomhedens systemer, fx e-mails, dokumenter og logs.

6.2 Virksomheden kan logge og overvåge din brug af sine systemer efter sine egne politikker og lovgivningen. Virksomheden oplyser dig selv om sin behandling. Vil du bruge dine rettigheder over for de oplysninger, kontakter du Virksomheden.

6.3 TrailBlaze har ikke adgang til Virksomhedens systemer og får ikke Virksomhedens logs.

7. TrailBlaze overvåger ikke dit arbejde

7.1 TrailBlaze overvåger ikke medarbejdernes arbejde, e-mails eller brug af internettet. Om dit arbejde som studentermedhjælper behandler vi kun det, du registrerer i dit timeark, og din leders godkendelse af timerne.

8. Brug af AI

8.1 Vi bruger AI-værktøjerne Gemini i Google Workspace Business og Claude Team fra Anthropic internt. Vi kan bruge dem på oplysninger om dig, fx til at lave overblik over timer og interne rapporter. Under rekrutteringen brugte vi Gemini til at skrive et udkast til kandidatpræsentationen ud fra lydoptagelsen af interviewet, hvis du sagde ja.

8.2 Vi bruger erhvervsversionerne med databehandleraftaler. Efter vores aftaler må leverandørerne ikke bruge oplysningerne til at træne deres AI-modeller.

8.3 Overblik og rapporter er kun til internt brug og deles ikke med Virksomheden. Vi træffer ingen afgørelser om dig alene ved hjælp af AI, fx om løn, udsendelse eller opsigelse.

8.4 Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at administrere og planlægge forretningen effektivt (art. 6, stk. 1, litra f). Indgår oplysninger om sygefravær, er retsgrundlaget også art. 9, stk. 2, litra b, og databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.

9. Oplysninger fra Virksomheden om samarbejde og adfærd

9.1 TrailBlaze indhenter ikke faglige evalueringer af dit arbejde. Virksomheden kan dog give TrailBlaze oplysninger om samarbejdet med dig eller om din adfærd, fx ved samarbejdsvanskeligheder, en klage eller en sag om krænkende adfærd.

9.2 Sådan behandler vi oplysningerne:

Vi fortæller dig hurtigst muligt og senest inden for en måned, at vi har modtaget oplysningerne, og hvad de går ud på.
Vi gemmer kun de relevante fakta og konklusionen, fx hvad der blev aftalt. Vi gemmer ikke løse vurderinger eller hele korrespondancen.
Du kan se notatet og give dine kommentarer, som vi gemmer sammen med det.
Vi bruger kun oplysningerne til at følge op på samarbejdet og håndtere personaleforhold.
Vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige, og senest 5 år efter, at din ansættelse er ophørt.

10. Overførsel til lande uden for EU/EØS

10.1 Google og Anthropic er amerikanske virksomheder, og vores andre leverandører kan bruge underleverandører uden for EU/EØS. Oplysninger om dig kan derfor blive overført til USA eller andre lande uden for EU/EØS.

10.2 Vi sørger for, at en overførsel har et lovligt grundlag. Til USA sker det normalt efter EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework, når modtageren er certificeret efter den. Ellers sker det efter EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Kontakt os, hvis du vil have en kopi af de garantier, der gælder.

11. Hvor længe vi gemmer oplysningerne

Oplysninger	Hvor længe
Personalesagen: Ansættelseskontrakten, Udsendelsesbekræftelser, ansøgning, CV, kandidatpræsentation, onboarding-bekræftelser og notater	5 år efter, at din ansættelse er ophørt
Lønoplysninger, timeark og andet regnskabsmateriale	5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringsloven)
Fravær, sygdom og arbejdsskader	Som personalesagen eller lønmaterialet, alt efter hvor oplysningerne indgår
Notater om samarbejde og adfærd	Når de ikke længere er nødvendige, og senest 5 år efter, at din ansættelse er ophørt
Studiebevis	Vi gemmer ikke studiebeviset. Notatet om, at vi har set det, gemmes i personalesagen
Straffeattest	Slettes straks, når vi har set den. Notatet om, at den er set, gemmes i personalesagen. Oplysninger om en sigtelse eller dom, som du selv giver os, slettes, når de ikke længere er nødvendige for at vurdere udsendelsen
Kopi af opholds- og arbejdstilladelse	Gemmes, mens du er ansat, og slettes, når ansættelsen ophører. Et notat om, at vi har kontrolleret tilladelsen, gemmes i personalesagen
Notater fra kontrollen, hvis du ikke bliver ansat	Senest 6 måneder efter kontrollen
Optagelse af jobsamtalen	Slettes, når præsentationen er færdig, og senest 30 dage efter samtalen
Interne overblik og rapporter	Slettes, når de ikke længere er nødvendige
Billeder og udtalelser	Indtil du trækker dit samtykke tilbage

11.1 Vi kan gemme oplysninger længere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, fx i en verserende sag.

12. Skal du give os oplysningerne?

12.1 Du skal give os de oplysninger, der er nødvendige for at ansætte og aflønne dig, fx CPR-nummer og bankkonto. Nogle oplysninger skal vi have efter loven, fx en eventuel opholds- og arbejdstilladelse. Giver du dem ikke, kan vi ikke ansætte eller aflønne dig.

12.2 Vi træffer ingen afgørelser om dig, der alene bygger på automatisk behandling, herunder profilering.

13. Dine rettigheder

13.1 Du har ret til at:

få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig,
få urigtige oplysninger rettet,
få oplysninger slettet, når vi ikke længere må behandle dem,
få behandlingen begrænset i visse tilfælde,
gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse,
få udleveret de oplysninger, du selv har givet os, i et maskinlæsbart format, når behandlingen bygger på kontrakt eller samtykke,
trække et samtykke tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af behandlingen, før du trak det tilbage.

13.2 Rettighederne kan være begrænset af lovgivningen, fx når vi skal gemme lønoplysninger efter bogføringsloven. Kontakt os på info@trailblaze.dk, hvis du vil bruge dine rettigheder. Vi svarer senest en måned efter, vi har modtaget din henvendelse. Er den særlig omfattende, kan vi forlænge fristen med op til 2 måneder, og så får du besked inden for den første måned.

14. Klage til Datatilsynet

14.1 Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk. Kontakt os gerne først, så vi kan forsøge at løse sagen sammen med dig.

15. Ændringer

15.1 Vi opdaterer Medarbejderpolitikken, når vores behandling ændrer sig. Vi giver dig besked om væsentlige ændringer. Den gældende version finder du her: trailblaze.dk/privatlivspolitik/medarbejdere.

15.2 Version 1, 21. oktober 2026: første version.

Dataansvarlig	The Trailblaze Company ApS CVR-nr. 45 51 57 96 c/o Victor Bach Petersen, Istedgade 35, 3. tv, 9000 Aalborg
Kontakt om dine personoplysninger	info@trailblaze.dk